5 Templates para você responder qualquer e-mail em inglês

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Você já se deparou com uma situação na qual recebeu um email em inglês, jogou no tradutor, entendeu o que responder mas não tinha certeza se estava usando as palavras corretamente ou se sua linguagem era formal ou apropriada para a resposta? 

Mesmo que você esteja no básico ou avançado, criamos os templates a seguir que o ajudarão a criar um padrão de respostas para se sair bem respondendo qualquer email em inglês. 

Entenda qual sua necessidade diante dos cenários apresentados e então preencha os espaços em branco com as informações necessárias.

Cenário 1: Email de acompanhamento após reunião ou evento de networking.

Nesse modelo de email, seu objetivo é dar um acompanhamento a uma apresentação de negócios ou dar continuidade a uma oferta que fez ao seu cliente, em uma reunião ou evento. A linguagem aqui apresentada é mais informal, espera-se que já tenha pré- estabelecido uma relação com o cliente.

Condução do email: incluir uma introdução que desperte interesse. Incluir como você pode agregar valor a necessidade do destinatário, oferecendo algo que  querem / precisam ou resolvendo um problema que ele têm. No final, termine com uma frase que impulsione o destinatário a criar um compromisso com você, que o leve a agir- agendamento de uma próxima reunião.

Assunto do email: Let’s work on [ escreva aqui o problema a ser resolvido]

Dear [ coloque nome da pessoa],

It was great meeting you at [coloque o nome do lugar ou evento que se encontram]! It was really interesting hearing about [ o que foi mencionado na reunião que é a dor da pessoa ou cliente]. I’d love to help you [ mencione a o problema que você pode ajudar a resolver] so you can [ quais os benefícios que a pessoa ou cliente que atingir].

Are you available next week to talk? Please let me know, this week/next week what day works better for you.

Looking forward to hearing from you,

[coloque seu nome ou assinatura corporativa]

cenário 2: Email de acompanhamento após uma reunião ou uma videoconferência, com os próximos passos para fechamento de contrato.

Condução do email: incluir algo pessoal dando um um contexto sobre quem você é. agregar valor ao reiterar um problema que você pode resolver para eles ou o benefício / objetivo que você pode ajudá-los a alcançar. Termine enfatizando qual ação você precisa que eles façam e por que isso é importante.

Assunto do email:  Next steps for [ o nome do projeto que está trabalhando]

Dear [ nome do destinatário],

It was great to meet you ( last week, last Monday, coloque aqui quando o encontrou pela última vez), having the opportunity to present you [ coloque o tópico principal que quer ajudá-lo]. I’d love to get started on working on [ nome do projeto ou  fechamento da negociação que está propondo] so you can [ benefícios que você quer agregar a ele].

I’ve attached a form for you to fill out with your basic information so we can get started. The next step is to [ coloque de forma breve o que espera que ele tome de atitude para que possam dar andamento ao processo.]

As soon as we receive this ( document/ form/contract) fulfilled we can move to the next step of our (partnership/agreement/contract).

Looking forward to working with you,

[coloque seu nome ou assinatura corporativa]

Cenário 3: Email de acompanhamento após ter enviado um documento, contrato, ficha de inscrição etc, e está esperando uma resposta.

Condução do email: Esse email deverá ser breve e objetivo. Pergunte se eles receberam e examinaram o que você enviou, se há alguma dúvida e se entenderam o que deverão fazer. Reforce ao final do email o que espera que façam.

Email subject line:

Form for [nome do projeto que você está trabalhando]

Dear [Nome do destinatário],

Hope you’re having a great week!

Have you had a chance to look over the (  contract/form/agreement) I sent you last week?

Do you have any questions that I can help you with?

Please let me know if you need me to send you another copy or if you need more time or have questions related to it.

Thank you in advance,

[Seu nome ou assinatura corporativa]

Cenário 4: Email de acompanhamento após ter solicitado algo e ainda não têm resposta.

Condução do email: Este email é importante que saiba conduzir de forma educada o destinatário a entrar em ação, por isso não  aponte ou acuse que você ainda não recebeu a resposta que está esperando. Agregue valor, fornecendo contexto para a urgência, se necessário, ou urgência sobre as próximas etapas. Finalize o email reforçando as ações necessárias e o que espera que eles façam.

Assunto do email: Follow up ( adione o título do email anterior)

Dear [Nome do destinatário],

Hope you’re doing well.

Have you had a chance to [ read, sign, fulfill adicione o que pediu para que fizessem anteriormente]? Once I get [ Receive your contract, form, agreement, mencione o que pediu para que fizessem ] then I can [ adicione aqui os próximos passos do que fará e os benefícios que ele terá].

Please let me know if I can help you with anything or if you have any questions that need further details.

Thank you for your attention,

[ Seu nome ou assinatura corporativa]

Cenário 5: Acompanhamento após enviar uma proposta ou cotação

Assunto do email: Quote/ proposal for [ adicione o nome do projeto]

Condução do email: Comece o seu email com uma pergunta, ao invés de dizer que está somente acompanhando se ele recebeu a cotação ou proposta. Lembre-se que esse email ainda está na fase de convencimento do seu lead, então enfatize como você poderá ajudá-lo e os benefícios de parar de agregar para ele ou para o negócio dele. Conclua seu email conduzindo o seu lead na ação.

Dear [Nome do destinatário],

Hope this email finds you well.

Have you had a chance to look over the quote/ proposal I sent you [ last week, On Monday, etc, coloque aqui quando você enviou o email da Cotação ou proposta] for [ nome do projeto que segue na proposta ou cotação]?I would love to help you to get started on [adicione o nome do projeto ou serviço que você pode ajudar com] so you can [ enfatize os benefícios que você trará para ele].

Please let me know if I can help you with any further information related to the quote/ proposal.

I look forward to hearing from you soon,

[ Seu nome ou assinatura corporativa]

Dica: seja breve e faça uma pergunta em vez de dizer que você está apenas dando uma acompanhamento da cotação enviada. Lembre-os do valor que você pode adicionar ou do problema que pode resolver para enfatizar o que há para eles. Termine com um apelo à ação sendo claro sobre o que devem fazer a seguir.

Cenário 6: Email de acompanhamento de uma invoice (fatura) que não foi paga.

Assunto do email: Overdue invoice for [ nome do projeto]

Condução do email: Seja claro e direto. Comece com uma pergunta com o objetivo de informar que você não o recebeu o pagamento, pedindo para confirmem o recebimento da fatura ou se há alguma dúvida sobre isso. Finalize com uma chamada para ação, fale o que espera que eles façam.

Dear [Nome do destinatário],

I hope you’re doing well.

Have you had a chance to see the invoice I sent you [ last week, On Monday, etc, coloque aqui a data que enviou]? I know you might be busy, so just floating this back to your inbox in case it slipped through. Please let me know in case of any doubts related to the line of items listed there.

Thank you

[ seu nome ou assinatura corporativa]

Minha dica para você ao responder e-mails é lembrar que você estará falando com alguém com uma cultura diferente da sua e aprender inglês é incorporar os hábitos da língua que você está tentando se comunicar, por isso seja sempre breve ,objetivo e principalmente educado e respeitoso na sua comunicação. 

Dessa forma você evitará se colocar em situações nas quais terá que enviar ou responder diversos emails por falta de objetividade ou informação. 

Saiba como se tornar um especialista em inglês para negócios e criar um diferencial na sua carreira.

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